Avaa hankintapyyntö, ohjaa se automaattisesti summarajan mukaiseen hyväksyntään, muunna tilaukseksi, vastaanota tavara ja täsmäytä lasku kolmisuuntaisesti tilausta ja tavaran vastaanottoa vasten. Avaa ulkoisille toimittajille kilpailutus/RFQ, kerää tarjoukset, vertaile ne rinnakkain, pisteytä painotetusti ja tee päätös. ERP pitää edelleen hallussaan tilauksen ja laskun; portaali kirjoittaa siihen hyväksytyn lopputuloksen.
ERP-järjestelmäsi (Logo/Mikro/SAP/Netsis) tallentaa tilauksen ja laskun, mutta jättää käsittelemättä kolme kriittistä lenkkiä: (1) hankintapyynnön summarajaan perustuvan monivaiheisen sisäisen hyväksynnän, (2) tilauksen, tavaran vastaanoton ja laskun välisen kolmisuuntaisen täsmäytyksen sekä poikkeamien ratkaisun, (3) ulkoisille toimittajille avattavan kilpailullisen tarjouspyynnön (RFQ) / kilpailutuksen kokonaisuuden - tarjousten keräämisen, rinnakkaisen vertailun, painotetun pisteytyksen ja päätöksen. Näiden rakentaminen ERP:hen joko puuttuu kokonaan tai edellyttää kallista ylemmän tason pakettia, kuten SAP MM:ää, ja raskasta räätälöintiä. Useimmat yritykset päätyvät hoitamaan kilpailutuksen Excelissä ja hyväksynnät sähköpostissa. Intranet-portaali tuo tämän prosessin valmiina ja kirjoittaa kilpailutuspäätöksen ja hyväksytyn tilauksen ERP:hen yhtenä totuuden lähteenä.
Osasto avaa hankintapyynnön (luonnos), syöttää rivit ja lähettää sen hyväksyntään. Hyväksytty pyyntö muuntuu yhdellä napautuksella tilaukseksi; tilaus lähetetään ja se suljetaan tavaran vastaanotolla (täysi tai osittainen toimitus). Jokainen asiakirja etenee omassa tilakoneessaan: pyyntö luonnos → hyväksynnässä → hyväksytty → muunnettu tilaukseksi, tilaus hyväksytty → lähetetty → osittain/täysin toimitettu → laskutettu → suljettu.
Pyyntö ja tilaus ohjautuvat hyväksyntämoottoriin arvioidun/kokonaissumman perusteella. Määritetyn kynnyksen (esim. 100 000 ₺) alle jäävät tilaukset hyväksytään suoraan, sen ylittävät ohjautuvat hierarkkiseen hyväksyntäketjuun. Hyväksyntävaiheet valitaan dynaamisesti asiakirjan summan mukaan; jokainen päätös kirjataan tarkastuslokiin.
Saapuvan laskun rivit täsmäytetään automaattisesti tilausriviä ja tavaran vastaanoton määrää vasten. Järjestelmä luokittelee jokaisen rivin: täsmää, määräpoikkeama, hintapoikkeama, ei tavaran vastaanottoa, ylilaskutus tai täsmäämätön rivi. Määräero ja prosentuaalinen hintapoikkeama lasketaan; virheet havaitaan ennen maksua.
Jokainen täsmäämätön rivi avataan poikkeamana: avoin, hyväksytty tai hylätty. Valtuutettu henkilö tekee päätöksen ja liittää siihen huomautuksen; kirjataan kuka ratkaisi ja milloin. Lasku ei etene maksuun ennen kuin poikkeamat on selvitetty.
Toimittajien verkkolaskut saapuvat saapuneet-kansioon UUID:n, GİB-tilan ja täyden XML-/JSON-sisällön kera (uusi). Valtuutettu käyttäjä tuo laskun (tuotu) tai jättää sen huomiotta. Tuotu verkkolasku liitetään suoraan järjestelmän laskuun ja ohjautuu kolmisuuntaiseen täsmäytykseen; manuaalinen syöttö jää pois.
Hankinta-asiantuntija avaa kilpailutuksen (kilpailutusnumero, rivit, arvioitu budjetti, alkamis- ja päättymispäivä, valuutta, näkyvyys, dokumentit). Valituille toimittajille lähetetään kutsu; kun kilpailutus julkaistaan (published), se avautuu tarjousten keräämiselle. Voit rakentaa joko julkisen tai kutsutun kilpailutuksen.
Kutsutut toimittajat kirjautuvat portaaliin ja jättävät tarjouksensa: saatekirje, toimitusaika, voimassaolo, maksuehdot, rivikohtainen hinta ja liitetiedostot. Toimittajat voivat esittää tarkennuskysymyksiä (clarification) kilpailutuksen ehdoista; hankinta vastaa. Tarjousta voi muokata, kunnes se lähetetään.
Saapuneet tarjoukset kootaan rinnakkaisvertailunäkymään. Arvioijat antavat kriteerikohtaisesti 0-100 pistettä; päätösnäkymä laskee jokaisen tarjouksen keskiarvopisteet ja järjestää tarjoukset ensin pisteiden mukaan (korkeimmasta matalimpaan) ja tasatilanteessa hinnan mukaan (matalimmasta korkeimpaan). Päätöksesi syntyy yhdestä taulukosta.
Voittava tarjous valitaan; kilpailutuksen tila muuttuu 'awarded'-tilaan, ja voittava tarjous, päätösmuistio, päätöksentekijä ja päivämäärä kirjataan. Voittanut toimittaja saa ilmoituksen. Päätös on tarkastettavissa ja hyväksytty lopputulos voidaan siirtää tilaukseen/ERP:hen.
Osasto avaa hankintapyynnön (prioriteetti, tarvepäivä, perustelu, rivit). Arvioitu kokonaissumma lasketaan automaattisesti riveistä. Pyyntö lähetetään hyväksyntään.
Pyyntö ohjautuu hyväksyntämoottoriin summarajan mukaan; hierarkkinen ketju käynnistyy. Hyväksytty pyyntö on valmis muunnettavaksi tilaukseksi.
Pyyntö muuntuu tilaukseksi toimittajalle - tai jos tarvitaan kilpailua, avataan kilpailutus/RFQ: kutsu, tarjousten kerääminen, rinnakkaisvertailu, painotettu pisteytys ja voittajan valinta. Myös tilaus käy läpi oman summarajan mukaisen hyväksyntänsä.
Tavara vastaanotetaan; kirjataan täysi tai osittainen vastaanotto, toimituksen lähetysluettelon numero ja vastaanottaja. Tilaus siirtyy tilaan 'osittain/täysin toimitettu'.
Saapuva verkkolasku täsmäytetään tilausta ja tavaran vastaanottoa vasten; poikkeamat ratkaistaan. Selvitetty ja hyväksytty lopputulos (tilaus, laskun täsmäytys, kilpailutuspäätös) kirjataan ERP:hen yhtenä totuuden lähteenä.
ERP pysyy yhtenä totuuden lähteenä: asiakas-/toimittajarekisteri, varasto, kirjanpito ja lopullinen laskukirjaus säilyvät ERP:ssä. Portaali ajaa hankinnan sisäisen prosessin (pyyntö, hyväksyntä, kilpailutus, tavaran vastaanotto, kolmisuuntainen täsmäytys) sen päällä; se lukee ERP:stä ja kirjoittaa takaisin vain hyväksytyn ja selvitetyn lopputuloksen.
Toimittajien verkkolaskut haetaan saapuneet-kansioon UUID:n ja GİB-tilan kera, täysi XML-/JSON-sisältö tallennetaan, ja tuotu lasku liitetään ERP:n laskukirjaukseen ja ohjataan kolmisuuntaiseen täsmäytykseen.
ERP:n (esim. Oracle) sopimukset synkronoidaan portaaliin vain luku -tilassa (contracts:sync). Portaali ei kirjoita sopimuksiin; hankintatiimi käyttää ajantasaista sopimustietoa viitteenä hyväksynnässä ja hintatarkistuksissa.
Sisäisen hyväksynnän läpäissyt tilaus, ratkaistu laskun täsmäytys ja kilpailutuspäätös siirretään ERP:hen; kaksoiskirjaukset ja 'kumpi on oikein' -kaaos jäävät pois.
Toimittajarekisteri, varastonimikkeet ja perustiedot kuten valuutta/valuuttakurssi syötetään ERP:stä; portaali käyttää tätä tietoa pyyntöjen, tilausten ja tarjousten riveillä.
Kerro ERP:si ja prosessisi. Näytämme, miten tämä moduuli toimii, ja sisällytämme sen tilaukseesi — ei henkilötyöpäivä-, lisenssi- tai käyttöönottomaksua.
Varaa esittely →