Työntekijä valokuvaa kuitin mobiililla, luokittelee kulunsa ja lähettää sen hyväksyttäväksi; hyväksyntäketju etenee; hyväksytty summa maksetaan tai kuitataan ja siirtyy siistinä kirjanpitoon. Samassa portaalissa esihenkilöt näkevät reaaliaikaisesti roolikohtaiset tulos-kulu-, kustannuspaikka- ja budjetti-toteuma-näkymät, jotka ammentavat suoraan ERP:n kirjanpitokirjauksista. Kulun elinkaari elää portaalissa, lopullinen kirjaus säilyy ERP:ssä; kaksinkertainen tiedonsyöttö loppuu.
Logo, Mikro, SAP, Netsis tai Uyumsoft pitää kulun lopullisen kirjanpitotositteen. Mutta sitä työntekijäkeskeistä elinkaarta, jossa kentällä oleva työntekijä valokuvaa kuitin puhelimellaan ja avaa kulun, luokittelee sen ja lähettää hyväksyttäväksi; jossa hyväksyntä etenee hierarkkisesti; ja jossa seurataan maksettu/kuitattu-tilaa sekä ennakon kuittausta, ERP ei tarjoa. Tämän mukauttaminen ERP:n sisällä jokaiselle kulutyypille ja jokaiselle hyväksyntävaiheelle on kohtuuton kustannus; useimmat yritykset pyörittävät tätä kiertoa Excelissä ja WhatsAppissa. Portaali täyttää tämän aukon: kun kulu on kerätty, se kirjoittaa ERP:hen vain hyväksytyn lopputuloksen; tulos-kulu-näkymät se taas ammentaa ERP:n omista kirjanpitokirjauksista lukemalla.
Työntekijä valokuvaa kentältä puhelimellaan kuitin/laskun, syöttää summan, päivämäärän, valuutan ja kategorian ja avaa kulun heti. Kuittikuva liitetään kuluun; osasto ja sijainti tulevat automaattisesti työntekijän tiedoista. Yksityiskohtaisen syötön voi tehdä myös verkkoselaimessa.
Jokainen kulu kytketään aktiiviseen kulukategoriaan (polttoaine, majoitus, edustus, matka jne.). Useita kuluja kootaan tietyltä ajanjaksolta yhteen kuluraporttiin; raportin loppusumma lasketaan automaattisesti ja se voidaan viedä PDF- tai Excel-muodossa.
Kulut ja kuluraportit etenevät tilakoneella pending→approved/rejected. Hyväksyjä, hyväksyntäaika, hylkääjä ja hylkäysperuste tallennetaan. Kun raportti hyväksytään, sen sisältämät odottavat kulut hyväksytään samalla joukkona.
Hyväksytty kulu merkitään maksetuksi; maksutapa, maksuviite ja maksupäivä tallennetaan. Työntekijälle takaisin maksettavissa kuluissa seurataan lisäksi kuittaus-/palautustilaa (odottaa→valmis) sekä palautuspäivää.
Työntekijä avaa mobiililla ennakkopyynnön summalla, perusteella ja tarvepäivällä. Ennakko hyväksytään, maksetaan ja käytön edetessä seurataan kuitattua summaa ja sulkeutumista (settled_amount, settled_at); avoin ennakko ja toteutunut kulu kuitataan vastakkain.
Näkymä, joka lukee ERP:n taloustilastokirjasta (tulo-/menoliikkeet): päivittäinen ja kausikohtainen tulo, meno, tulos ja tulosmarginaali; yritys-/sivuliike-suodatin; kuukausivertailu; kategoria-analyysi (yhtenäinen tilikartan tiliryhmä) sekä trendi-/kasvuprosentit.
Kirjanpitoliikkeet, joille on kohdistettu kustannuspaikka, ryhmitellään kustannuspaikan mukaan: paikkakohtainen tulo-/menojakauma, kuukausivertailu ja suoritusjärjestys. Se, mikä osasto/projekti kulutti mihinkin, näkyy yhdessä näkymässä.
Kustannuspaikkakohtainen kausivertailu: tulon ja menon toteutuneet summat, poikkeaman määrä ja poikkeamaprosentti lasketaan. Tavoitteesta tai edellisestä kaudesta poikkeavat paikat nousevat esiin prosentteina.
Kirjanpitoliikkeet kohdistetaan kortin tyypin ja tilikoodin mukaan tulo-, meno- ja kustannusryhmiin (600 Myynti, 700 Myytyjen tuotteiden kustannukset, 760 Markkinointi, 770 Yleishallinto jne.). Esihenkilölle esitetään merkityksellinen kategorian nimi, ei raakaa tilikoodia.
Työntekijä valokuvaa kuitin mobiililla; avaa kulun tai ennakkopyynnön summalla, päivämäärällä, kategorialla ja perusteella. Osasto ja sijainti kohdistetaan automaattisesti työntekijän tiedoista.
Yhtä matkaa tai ajanjaksoa varten useita kuluja kootaan yhteen kuluraporttiin; loppusumma lasketaan automaattisesti.
Kulu/raportti siirtyy hyväksyntäketjuun; jokaisessa vaiheessa kirjataan hyväksyjä, aika ja peruste. Hylkäystilanteessa peruste palautuu työntekijälle.
Hyväksytty kulu merkitään maksetuksi (maksutapa/viite/päivä); takaisinmaksu tai ennakon kuittauksen sulkeutuminen seurataan.
Hyväksytty loppusumma siirtyy siistinä kirjanpitoon; esihenkilöt näkevät reaaliaikaisesti ERP:n kirjanpidosta ammentavat tulos-kulu-, kustannuspaikka- ja budjetti-toteuma-näkymät.
Moduuli toimii kahteen suuntaan. Kulun ja ennakon työntekijäkeskeinen keräys-hyväksyntä-maksukierto elää portaalissa; hyväksytty lopputulos siirtyy siistinä kirjanpitoon/talouteen. Tulos-kulu- ja kustannuspaikkanäkymät taas ammentavat lukemalla ERP:n omista talouskirjanpidon kirjauksista. ERP pysyy yhtenä oikeana lähteenä.
Näkymät lukevat ERP:n taloustilasto-/kirjanpitokirjauksista (tulo-menoliikkeet, plus/miinus, tilikoodi, kustannuspaikka, yritys ja sivuliike). Tämä tieto ei sekoitu portaalin kulukirjauksiin; se näyttää esihenkilölle todellisen kirjanpitotaulukon.
Portaalissa hyväksytyn kulun/raportin loppusumma valmistellaan maksutavan ja viitteen kanssa siistinä kirjanpitoon siirrettävässä muodossa. Kuittien keräys ja hyväksyntä päättyvät portaalissa; lopullinen kirjanpitokirjaus säilyy ERP:ssä, kaksinkertaista syöttöä ei synny.
Perustiedot kuten henkilöstö, osasto, sijainti, yritys ja sivuliike peilataan ERP:n/henkilöstölähteen kanssa; kulua avattaessa osasto ja sijainti kohdistetaan automaattisesti, ja kustannuspaikkakohdistus perustuu ERP-koodeihin.
ERP:n tilikoodit kohdistetaan yhtenäisen tilikartan ryhmiin (600/700/760/770 jne.); kortin tyyppi luokitellaan tuloksi/menoksi/kustannukseksi. Esihenkilön raportissa näkyy raakakoodin sijaan merkityksellinen kategorian nimi.
Kerro ERP:si ja prosessisi. Näytämme, miten tämä moduuli toimii, ja sisällytämme sen tilaukseesi — ei henkilötyöpäivä-, lisenssi- tai käyttöönottomaksua.
Varaa esittely →