Çalışan fişini mobilden fotoğraflar, masrafını kategorize eder, onaya gönderir; onay zinciri işler; onaylanan tutar ödendi/mahsup edilir ve muhasebeye temiz aktarılır. Aynı portalda yöneticiler, ERP'nizin defter kayıtlarından beslenen rol bazlı gelir-gider, maliyet merkezi ve bütçe-gerçekleşen panolarını canlı görür. Masraf yaşam döngüsü portalda, nihai kayıt ERP'de kalır; çift veri girişi biter.
Logo, Mikro, SAP, Netsis veya Uyumsoft masrafın nihai muhasebe fişini tutar. Ama sahadaki çalışanın telefonundan fiş fotoğrafı çekip masraf açtığı, kategorize ettiği, onaya gönderdiği; onayın hiyerarşik olarak aktığı; ödendi/mahsup ve avans-mahsup durumunun izlendiği çalışan-odaklı yaşam döngüsünü ERP sunmaz. Bunu her masraf tipi ve her onay basamağı için ERP içinde özelleştirmek katlanılmaz maliyettir; çoğu şirket bu döngüyü Excel ve WhatsApp'ta yürütür. Portal bu boşluğu doldurur: masraf toplandıktan sonra yalnızca onaylı sonucu ERP'ye yazar; gelir-gider panolarını ise ERP'nin kendi defter kayıtlarından okuyarak besler.
Çalışan sahadan telefonuyla fiş/faturayı fotoğraflar, tutarı, tarihi, para birimini ve kategoriyi girer, masrafı anında açar. Fiş görüntüsü masrafa eklenir; departman ve lokasyon çalışanın kaydından otomatik gelir. Web'den de detaylı giriş yapılır.
Her masraf aktif bir masraf kategorisine bağlanır (yakıt, konaklama, temsil, yol vb.). Birden çok masraf, tarih aralıklı tek bir 'masraf raporunda' toplanır; rapor toplamı otomatik hesaplanır ve PDF/Excel olarak dışa aktarılır.
Masraf ve masraf raporları pending→approved/rejected durum makinesiyle ilerler. Onaylayan, onay zamanı, reddeden ve ret gerekçesi kayıt altına alınır. Rapor onaylandığında içindeki bekleyen masraflar da toplu onaylanır.
Onaylı masraf 'ödendi' işaretlenir; ödeme yöntemi, ödeme referansı ve ödeme tarihi tutulur. Çalışana geri ödeme gereken masraflarda mahsup/iade durumu (bekliyor→tamamlandı) ve iade tarihi ayrıca izlenir.
Çalışan mobilden tutar, gerekçe ve ihtiyaç tarihiyle avans talebi açar. Avans onaylanır, ödenir ve harcandıkça mahsup edilen tutar ile kapanışı (settled_amount, settled_at) takip edilir; açık avans ile fiili masraf karşılıklı kapatılır.
ERP'nin mali istatistik defterinden (gelir/gider hareketleri) okuyan pano: günlük ve dönemsel gelir, gider, kâr ve kâr marjı; şirket/şube filtresi; aylık karşılaştırma; kategori (tekdüzen hesap grubu) analizi ve trend/büyüme oranları.
Maliyet merkezi atanmış defter hareketleri maliyet merkezine göre gruplanır: merkez bazlı gelir/gider dağılımı, aylık karşılaştırma ve performans sıralaması. Hangi departman/proje ne harcadı, tek panoda görünür.
Maliyet merkezi bazında dönem karşılaştırması: gelir ve gider için gerçekleşen tutarlar, sapma miktarı ve sapma yüzdesi hesaplanır. Hedeften/geçmiş dönemden sapan merkezler yüzde olarak öne çıkar.
Defter hareketleri kart tipine ve hesap koduna göre gelir, gider, maliyet gruplarına (600 Satış, 700 SMM, 760 Pazarlama, 770 Genel Yönetim vb.) eşlenir. Yöneticiye ham hesap kodu değil, anlamlı kategori adı sunulur.
Çalışan mobilden fişi fotoğraflar; tutar, tarih, kategori ve gerekçeyle masrafı ya da avans talebini açar. Departman ve lokasyon çalışanın kaydından otomatik atanır.
Bir seyahat/dönem için birden çok masraf tek bir masraf raporunda toplanır; toplam tutar otomatik hesaplanır.
Masraf/rapor onay zincirine düşer; her adımda onaylayan, zaman ve gerekçe kaydedilir. Ret durumunda gerekçe çalışana geri döner.
Onaylı masraf ödendi işaretlenir (ödeme yöntemi/referans/tarih); geri ödeme veya avans-mahsup kapanışı izlenir.
Onaylı toplam muhasebeye temiz aktarılır; yöneticiler ERP defterinden beslenen gelir-gider, maliyet merkezi ve bütçe-gerçekleşen panolarını canlı görür.
Modül iki yönlü çalışır. Masraf ve avansın çalışan-odaklı toplama-onaylama-ödeme döngüsü portalda yaşar; onaylı sonuç muhasebeye/finansa temiz aktarılır. Gelir-gider ve maliyet merkezi panoları ise ERP'nin kendi mali defter kayıtlarından okuyarak beslenir. ERP tek doğru kaynak olarak kalır.
Panolar ERP'nin mali istatistik/defter kayıtlarından (gelir-gider hareketleri, plus/minus, hesap kodu, maliyet merkezi, şirket ve şube) okur. Bu veri portalın masraf kayıtlarıyla karışmaz; yöneticiye gerçek muhasebe tablosunu gösterir.
Portalda onaylanan masraf/rapor toplamı, ödeme yöntemi ve referansıyla birlikte muhasebeye temiz aktarılacak biçimde hazırlanır. Fiş toplama ve onay portalda biter; nihai muhasebe kaydı ERP'de tutulur, çift giriş olmaz.
Personel, departman, lokasyon, şirket ve şube gibi ana veriler ERP/personel kaynağından aynalanır; masraf açılırken departman ve lokasyon otomatik atanır, maliyet merkezi eşlemesi ERP kodlarına dayanır.
ERP hesap kodları tekdüzen hesap planı gruplarına (600/700/760/770 vb.) eşlenir; kart tipi gelir/gider/maliyet olarak sınıflanır. Yönetici raporunda ham kod yerine anlamlı Türkçe kategori adı görünür.
ERP’nizi ve sürecinizi söyleyin. Bu modülün nasıl çalıştığını gösterip aboneliğinize dahil edelim — adam/gün, lisans veya kurulum ücreti yok.
Demo Planlayın →