Noutaa Uyumsoftiin saapuneet verkkolaskut automaattisesti, kuittaa ennakot ja hyvityslaskut ja laskee maksettavan nettosumman, tunnistaa kaksinkertaiset maksut ja näyttää yhtiökohtaisen kuukausittaisen maksubudjetin reaaliaikaisesti. Kun hyväksyntäketju Talous → Hankinta → Toimitusjohtaja on valmis, pankin maksutoimeksianto syntyy yhdellä napsautuksella. ERP pitää laskun; portaali hoitaa tämän monenvälisen maksa/lykkää-neuvottelun.
Logo, Mikro, SAP, Netsis tai Uyumsoft pitää laskun ja asiakas-/toimittajatilin ainoana totuuden lähteenä. Mutta kysymyksiin 'minkä laskun maksamme milloin', 'lykkäsikö hankinta viikolla', 'paljonko budjettikattoon on tässä kuussa jäljellä' ja 'maksetaanko tätä laskua toista kertaa' ei löydy vastausta ERP:stä. Nämä kysymykset ovat Talouden, Hankinnan ja Toimitusjohtajan välillä sähköpostitse ja puhelimessa pyörivä monenvälinen neuvottelu, jota säilytetään yhdestä henkilöstä riippuvassa Excelissä. Tämän lykkäyshistorian, reaaliaikaisen budjettipalkin, kaksoismaksusuojan ja listapohjaisen TJ-hyväksynnän räätälöinti ERP:hen on kestämättömän kallista. Portaali rakentaa tämän kerroksen ERP:n päälle ja kirjoittaa hyväksytyn lopputuloksen takaisin ERP:hen.
Verkkolaskut ja e-arkistolaskut noudetaan automaattisesti Uyumsoftin rajapinnasta veroviranomaisen (GİB) tilan kanssa; toimittajakortti löydetään Y-tunnuksesta ja saapuneet-kansiosta lasku muutetaan yhdellä napsautuksella luonnokseksi. Käsin syöttö Exceliin loppuu.
Maksetut ennakot ja hyvityslaskut kuitataan automaattisesti asianomaista laskua vastaan. Näytöllä bruttosumma, kuittaus ja nettosumma näkyvät erikseen; kenenkään ei tarvitse laskea maksettavaa nettosummaa käsin.
Toimittaja + toimittajan laskunumero + summa -täsmäytys ja verkkolaskun UUID-yksilöllisyys estävät saman laskun päätymisen maksulistalle toista kertaa. Epäilyttävä osuma merkitään riville varoitusmerkillä; sitä ei voi ottaa listalle ennen kuin se on selvitetty.
Maksulistan yläreunan budjettipalkki näyttää reaaliaikaisesti maksetun + tällä listalla valitun + jäljellä olevan rajan. Jokainen valittu lasku vähentää suunnitellun maksukuukauden budjettia; jos raja ylittyy, riviä ei voi lisätä ja järjestelmä ohjaa budjetin muutospyyntöön.
'Lykkää'-toiminto pyytää uuden päivämäärän ja pakollisen perustelun, lähettää ilmoituksen vastapuolelle ja kirjaa jokaisen muutoksen lokiin kuka-milloin-merkinnällä. Yhtä maksua voi lykätä enintään 3 kertaa; sen jälkeen päivämäärää voi vain aikaistaa. Sähköpostin edestakainen pallottelu loppuu.
Maksulista käy läpi vaiheet Talouden hyväksyjä, Hankinnan täsmäytys ja Toimitusjohtaja (lopullinen) listapohjaisesti, ei laskukohtaisesti. Oikeus muuttaa maksupäiviä on vaihetasolla sidottu vain TJ-vaiheeseen.
Kun Toimitusjohtajan hyväksyntä on valmis, 'Luo pankin maksutoimeksianto' aktivoituu; toimittajan IBAN noudetaan Uyumsoftin toimittajatietueesta ja luodaan pankkikohtaisessa muodossa oleva PDF-toimeksianto sekä kausikohtainen laskujen maksuerittelyluettelo.
Laskurivit verrataan ostotilaukseen ja tavaran vastaanottoon; määräpoikkeamat, hintaerot, puuttuva vastaanotto tai ylilaskutus merkitään poikkeamamerkeillä. Lasku ei etene hyväksyntään eikä maksuun ennen kuin avoin poikkeama on ratkaistu.
Kaikki muutokset, mukaan lukien päivämäärän muutos, lykkäys, kuittaus, hyväksyntä ja toimeksiannon luonti, kirjataan tarkastuslokiin. Jokaisen laskun tilaus–sopimus–lasku-suhdeketjua ja tapahtumahistoriaa voi seurata rivin lisätiedoista; prosessi irtoaa yhdestä henkilöstä riippuvasta Excelistä.
Verkkolasku/e-arkistolasku noudetaan Uyumsoftin rajapinnasta GİB-tilan kanssa tai syötetään manuaalisesti; jos lähde on hankinta, ostotilaus- ja sopimuslinkki muodostuu automaattisesti ja rivit täsmäytetään tavaran vastaanottoon.
Ennakko- ja hyvityskuittaus vähennetään ja maksettava nettosumma lasketaan. Toimittaja + laskunumero + summa -täsmäytys tunnistaa kaksinkertaisen maksun; jos avoin poikkeama on olemassa, lasku ei etene.
Hankinta syöttää hyväksytylle laskulle maksupyynnön ja ehdotetun päivämäärän. Lykkäystoiminto etenee perustelun ja ilmoituksen kanssa; enintään 3 lykkäystä kirjataan lokiin.
Hyväksytyt maksut otetaan kausilistalle; jokainen rivi vähenee reaaliaikaisesti suunnitellun kuukauden yhtiöbudjetista. Rajan ylittyessä riviä ei voi lisätä.
Lista käy läpi ketjun Talous → Hankinta → Toimitusjohtaja; TJ-hyväksynnän jälkeen luodaan pankkikohtaisessa muodossa oleva PDF-toimeksianto ja erittelyluettelo, ja lopputulos kirjoitetaan ERP:hen.
Moduuli rakentuu kokonaan ERP-integraation varaan; Uyumsoft (sekä Logo/Mikro/SAP/Netsis) pysyy ainoana totuuden lähteenä. Portaali lukee federoidusti ja kirjoittaa hyväksytyn maksun lopputuloksen takaisin ERP:hen.
Verkkolaskut/e-arkistolaskut, GİB-tila, toimittajatilikortti ja IBAN noudetaan automaattisesti Uyumsoftin rajapinnasta. Laskua, jonka GİB-tila ei ole 'vahvistettu', ei voi lisätä maksulistalle.
Valuuttalaskuissa kurssi haetaan Uyumsoftista (TCMB-kurssi); portaali ei mene erikseen toiseen kurssilähteeseen, jolloin kaksoiskirjauksia ja epäjohdonmukaisuuksia ei synny.
Maksupyyntö, kuittaus ja TJ-hyväksytty maksupäätös syntyvät portaalissa; maksettu-tieto ja kirjanpitoon siirto viedään lopputuloksena siististi ERP:hen/kirjanpitoon. Laskutietue pysyy ERP:ssä ainoana totuuden lähteenä.
Laskurivit täsmäytetään kolmisuuntaisesti ostotilaus- ja tavaran vastaanottodataan; varaston saldotieto voidaan hakea ERP:stä (esim. Oracle). Näin maksupäätös varmistetaan todellista toimitusta vasten.
Kerro ERP:si ja prosessisi. Näytämme, miten tämä moduuli toimii, ja sisällytämme sen tilaukseesi — ei henkilötyöpäivä-, lisenssi- tai käyttöönottomaksua.
Varaa esittely →