Loma, ennakko, kulut, hankintapyyntö, laskun maksu, varaus — kaikki kulkevat saman polymorfisen hyväksyntämoottorin läpi. Reititys tapahtuu summaportaan mukaan, kierto etenee roolijärjestyksessä, ja jokainen päätös tallentuu tarkastusjälkeen. Työntekijällesi vain yksi "Odottaa hyväksyntää" -laatikko; sinun ei tarvitse rakentaa erillistä hyväksyntäjärjestelmää jokaiselle asiakirjatyypille.
ERP pitää jokaisen asiakirjan omassa siilossaan; se ei tarjoa loma-, kulu-, hankinta- ja maksuprosesseille yhteistä, summaportaan mukaan reitittyvää ja sijaisuudella varustettua yhtenäistä hyväksyntäinfrastruktuuria. Erillisen hierarkkisen hyväksyntäketjun mukauttaminen jokaiselle asiakirjatyypille — vieläpä osastolaajuuden, eskalaation ja tarkastusjäljen kera — on kestämätön kustannus- ja ylläpitorasite. Intranet Portal ratkaisee tämän kerralla, polymorfisesti: moottori pystytetään kertaalleen, ja kaikki moduulit hyödyntävät sitä. ERP pysyy taloudellisen kirjauksen ainoana oikeana lähteenä; hyväksyntäprosessi tapahtuu portaalissa, ja vain hyväksytty lopputulos kirjoitetaan ERP:hen.
Moottori on asiakirjariippumaton. Mikä tahansa pyyntö (loma, ennakko, hankinta, maksu, varaus) kytkeytyy ketjuun toteuttamalla yhden Approvable-rajapinnan. Sama infrastruktuuri palvelee morphTo:n avulla kymmeniä eri asiakirjatyyppejä; uutta moduulia varten ei kirjoiteta hyväksyntäjärjestelmää alusta.
Kiertoon määritellään kynnyssumma (escalation_limit) ja eskalaatiorooli. Jos pyynnön summa ylittää kynnyksen, ketjuun lisätään automaattisesti ylempi hyväksyntävaihe. Pieni kulu etenee nopeasti, suuri summa nousee ylimmälle johdolle — sääntö on moottorissa, ei koodissa.
Hyväksyntävaiheet järjestetään roolin mukaan (position). Kerrallaan vain yksi vaihe on 'aktiivinen'; hyväksynnän jälkeen seuraava vaihe aktivoituu automaattisesti, ja viimeisen vaiheen hyväksynnän jälkeen prosessi valmistuu. Jos pyyntö hylätään, prosessi päättyy välittömästi. Kuka, missä roolissa, milloin ja millä huomautuksella päätti — kaikki näkyy ketjussa.
Jokainen vaihe on sidottu rooliin; kyseisen roolin aktiiviset käyttäjät ovat hyväksyjäehdokkaita. Jos rooli on edustettuna pyynnön esittäjän osastolla (esim. osastopäällikkö), pyyntö ohjautuu vain kyseisen osaston valtuutetuille. Keskitetyt roolit taas menevät kaikille haltijoilleen. Valtuutus on vaiheessa, ei lukittuna yhteen henkilöön.
Jos hyväksyjä on lomalla tai poissa, valtuutus delegoidaan sijaiselle; prosessi ei jää odottamaan. Delegointi kirjataan tarkastusjälkeen — tallennettuna on, kuka teki päätöksen varsinaisen valtuutetun puolesta. Loma-aikana hyväksynnät eivät tukkeudu, prosessi jatkaa kulkuaan.
Jos vaiheita ei ratkaista määräajassa, prosessi ei jää odottamaan; se nostetaan säännön mukaan ylemmälle roolille tai muistutus laukeaa. Hyväksynnät eivät 'unohdu jonkun pöydälle'; jokaisella odottavalla pyynnöllä on vastuuhenkilö ja laskuri.
Esihenkilö näkee kaikkien moduulien odottavat pyynnöt yhdessä laatikossa — loma, ennakko, kulut, hankinta kaikki samassa paikassa. Sivupalkin 'Hyväksyntäni'-merkki näyttää reaaliaikaisesti todella päätöstä odottavan (osastolaajuuden mukaan suodatetun) määrän. Hyväksyjän ei tarvitse kiertää erillisiä näkymiä jokaista moduulia varten.
Kun uusi hyväksyntä saapuu, päätös tehdään tai pyyntö hyväksytään tai hylätään, asianosaisille lähetetään ilmoitus (sähköposti, push, SMS, live-ilmoitus). Ilmoitus sisältää syvälinkin pyyntöön; hyväksyjä pääsee yhdellä kosketuksella päätösnäkymään, ja pyynnön esittäjä saa lopputuloksen heti tietoonsa.
Jokainen siirtymä suoritetaan yhdessä tietokantatransaktiossa: tuore tilavartija (guard), mutaatio, vaihekirjaus ja ilmoitus samassa transaktiossa. Vanhentuneesta näkymästä ei voi syntyä kaksinkertaista hyväksyntää tai kilpailutilannetta. Roolin nimi otetaan tilannevedokseksi vaiheen hetkellä; vaikka rooli myöhemmin poistettaisiin, 'kuka hyväksyi' -kirjaus säilyy ehjänä. Hylkäykselle vaaditaan perustelu; odottavan pyynnön voi esittäjä perua.
Työntekijä luo pyyntönsä mobiilissa tai verkossa (loma, ennakko, kulut, hankinta...). Moottori etsii kyseisen moduulin aktiivisen hyväksyntäkierron, ottaa vaiheista tilannevedoksen instanssiin ja tarkistaa eskalaatiokynnyksen, jos summa on olemassa.
Vaiheet järjestetään roolijärjestykseen; jos summakynnys ylittyy, ylempi hyväksyntävaihe lisätään automaattisesti. Ensimmäinen vaihe muuttuu 'aktiiviseksi', ja ilmoitus lähtee kyseisen roolin (tarvittaessa osastolaajuudella suodatetuille) valtuutetuille.
Jokainen valtuutettu hyväksyy tai perustellen hylkää pyynnön omasta 'Odottaa hyväksyntää' -laatikostaan. Hyväksynnässä seuraava vaihe aktivoituu; hylkäyksessä prosessi päättyy välittömästi. Sijaisuus- ja SLA-säännöt tulevat välillä käyttöön.
Kun viimeinen vaihe hyväksytään, prosessi saa tilan 'Valmis' ja pyynnön esittäjälle ilmoitetaan. Pyynnön oma tila peilautuu hyväksynnän tuloksesta (syncApprovalState) ja karkea vaihe-etiketti päivittyy.
Hyväksytty summa tai päätös — työaikakirjaus, kulujen kokonaissumma, maksuohje, hankintatilaus — siirretään puhtaasti ja kertaalleen ERP:hen. Tarkastusjälki jää portaaliin; taloudellinen kirjaus pysyy ERP:ssä.
Hyväksyntämoottori on portaalin ydin, läpileikkaava infrastruktuuri; se ei sinänsä ole riippuvainen ERP:stä. Se jättää ERP:n ainoaksi oikeaksi lähteeksi: hyväksyntäprosessi tapahtuu portaalissa, ja vain hyväksytty lopputulos kirjoitetaan ERP:hen. Master-datan (henkilöstö, rooli, osasto, asiakas, summa) se lukee ERP:stä.
Hyväksyntäketjun rooli- ja osastolaajuus saa syötteensä ERP:n (SAP, Logo, Mikro, Uyumsoft, Netsis) henkilöstön perusdatasta. Kuka on missä roolissa ja millä osastolla — tämä tieto pysyy ERP:ssä, ja portaali peilaa sen vain lukutilassa. ERP:ttömissä yrityksissä sama data hallitaan Excel-tuonnilla.
Kun prosessi saa tilan 'Valmis', tulos — kulujen kokonaissumma, maksuohje, hankintatilaus, työaikakirjaus — siirretään asianomaisen moduulin kautta ERP:hen kerralla ja puhtaasti. Kaksinkertainen tietojen syöttö ja 'kumpi on oikein' -kaaos poistuvat.
Eskalaatiokynnys toimii pyynnön summan perusteella; summa on yhdenmukainen ERP:n hinta-, lasku- ja budjettidatan kanssa. Kynnyksen ylittävä kulu nousee automaattisesti ylimmän johdon hyväksyntään; taloudellinen kirjaus pysyy ERP:ssä ja päätöskierto portaalissa.
Kerro ERP:si ja prosessisi. Näytämme, miten tämä moduuli toimii, ja sisällytämme sen tilaukseesi — ei henkilötyöpäivä-, lisenssi- tai käyttöönottomaksua.
Varaa esittely →