Ajoneuvorekisteri, katsastuksen, vakuutuksen, tiemaksujen ja renkaiden määräaikahälytykset, polttoaine- ja kulukirjaus, kuljettajien ajokortti-, terveys- ja psykoteknisten todistusten seuranta, ajoneuvojen varaus- ja hyväksyntäkierto, liikennerikkeet, kustannusanalyysi sekä reaaliaikainen GPS/CAN-väylä-telematiikka — kaikki yhdessä moduulissa, joka toimii ERP:si päällä. ERP näkee ajoneuvon vain käyttöomaisuutena eikä lainkaan todellista kalusto-operaatiota. Intranet Portal paikkaa tämän aukon ilman käyttöönottokustannuksia, yhdellä kuukausitilauksella.
Logo, Mikro, SAP tai Netsis pitää kirjaa ajoneuvon poistoista ja hankintahinnasta, mutta se ei tuota hälytystä siitä, että katsastus umpeutuu 20 päivän kuluttua, ei seuraa kuljettajan ajokortin, psykoteknisen tai terveystodistuksen voimassaoloa, ei aja hyväksyntäketjua ajoneuvon varaukselle, ei seuraa tiemaksutarraa (HGS) ja renkaiden tilaa eikä hae Arvennon kaltaisesta telematiikkapalvelusta reaaliaikaista sijaintia, CAN-väylän polttoainetietoa tai ajopiirturidataa. Näiden räätälöiminen ERP:hen ei ole teknisesti mahdollista ja tarkoittaa lisäksi uutta konsultointilaskua jokaisesta uudesta tarpeesta. Todellinen kalustonhallinta vaatii siksi aina erillisen järjestelmän; Intranet Portal tarjoaa tämän järjestelmän ERP:si kanssa keskustelevana kerroksena osana tilausta.
Täydellinen ajoneuvokortti: rekisterinumero, merkki, malli, vuosi, väri, ajoneuvotyyppi, polttoainetyyppi, kapasiteetti, rekisteröinti- ja rekisteriotteen sarjanumero, HGS-tarran numero, kilometrimäärä ja sijainti. Aktiivinen/vapaa/huollossa/käytöstä poistettu -tilanhallinta sekä myytyjen ajoneuvojen erillinen arkisto (mark-as-sold) pitävät koko kaluston yhdellä listalla.
Ajoneuvon katsastus, pakokaasumittaus, kasko-/liikennevakuutuksen päättymispäivät sekä kesä-/talvirenkaiden tila tallennetaan järjestelmään. Vakuutuksesta hälytetään automaattisesti 30 päivää ja huollosta 7 päivää etukäteen; erilliset katsastus-, vakuutus- ja HGS-näkymät sekä yksi yhteinen hälytyspaneeli näyttävät ennakolta kaiken, mikä on umpeutumassa. Yksikään velvoite ei jää huomaamatta.
Jokaisen kuljettajan ajokortin numeroa ja luokkaa, ajokortin voimassaoloa, SRC-/terveystodistuksen ja psykoteknisen todistuksen päättymispäiviä seurataan. Jos asiakirja on umpeutunut, kuljettaja merkitään automaattisesti tilaan 'vanhentunut', ja 30 päivää ennen umpeutumista tilaan 'umpeutumassa'. Aktiivisten ja passiivisten kuljettajien erottelu sekä kuljettajatilastot pitävät lakisääteisen kelpoisuuden jatkuvasti hallinnassa.
Työntekijä varaa ajoneuvon antamalla käyttötarkoituksen, määränpään sekä päivämäärän ja kellonajan; pyyntö kulkee hyväksyntä-hylkäysketjun läpi. Hyväksytty varaus etenee aloita/päätä-vaihein, ja lähtö- ja paluukilometrit kirjataan. Päällekkäisyystarkistus estää saman ajoneuvon varaamisen kahdelle henkilölle samaan aikaan.
Järjestelmä pitää täyden historian siitä, kenelle, kenen toimesta ja milloin ajoneuvo on osoitettu. Osoituksen vaihtuessa avoin kirjaus suljetaan (released_at), jolloin ajoneuvo näkyy kerrallaan vain yhdellä henkilöllä. Kysymykseen 'kuka tosiasiassa käyttää tätä ajoneuvoa tänään' saa aina selkeän vastauksen.
Polttoaine-, huolto-, rengas-, tiemaksu- ja muut kulut kirjataan ajoneuvokohtaisesti luokiteltuina. Omia kululuokkia voi määritellä; jokainen kulu liitetään ajoneuvoon ja päivämäärään. Näin ajoneuvon kokonaisomistuskustannus kertyy yhteen paikkaan.
Ajoneuvoon ja kuljettajaan liittyvät liikennerikkeet kirjataan, muokataan ja merkitään maksetuiksi. On selkeästi nähtävissä, mikä sakko on maksettu ja mikä odottaa; sakkokuormaa raportoidaan ajoneuvo- ja kuljettajakohtaisesti.
Kustannusanalyysipaneeli yhdistää polttoaine-, huolto-, sakko- ja muut kulut; se tarjoaa ajoneuvojen välisen kustannusvertailun ja kuukausittaisen kustannustrendin. Tietoon perustuen nähdään, mikä ajoneuvo tulee kalustolle kalleimmaksi ja miten kustannukset kehittyvät kuukaudesta toiseen.
Arvento-integraation kautta ajoneuvojen reaaliaikainen sijainti, reittihistoria, CAN-väylän/OBD:n polttoaineenkulutus, matkamittari sekä ajopiirturin/virtalukon viimeisin tila virtaavat portaaliin. Reaaliaikaisella hälytys-/tapahtumalistalla ja 'lähimmät ajoneuvot tiettyyn pisteeseen' -haulla hoidetaan kenttäkoordinointi. Rekisterinumeron ja noden yhdistäminen synkronoidaan yhdellä napsautuksella.
Kaluston jokainen ajoneuvo syötetään järjestelmään rekisterinumeroineen, rekisteriotteineen, HGS-tietoineen, katsastus- ja vakuutuspäivineen sekä sijainteineen; jokainen kuljettaja ajokortti-, terveys- ja psykoteknisten todistusten päivineen. Rekisterinumero yhdistetään Arvento-nodeen.
Kun katsastuksen, vakuutuksen, HGS:n ja asiakirjojen määräajat lähestyvät, järjestelmä tuottaa automaattiset hälytykset. Ajoneuvot osoitetaan henkilöstölle; se kuka, milloin ja mitä ajoneuvoa käyttää, kirjataan täydellä historialla.
Työntekijä avaa ajoneuvovarauksen; pyyntö siirtyy hyväksyntäketjuun. Hyväksynnän jälkeen varaus alkaa, lähtö-/paluukilometrit kirjataan ja varaus päätetään. Päällekkäiset pyynnöt estetään.
Polttoaine-, huolto- ja muut kulut kirjataan luokiteltuina ja liikennerikkeet maksutiloineen ajoneuvokohtaisesti. CAN-väylän polttoaine- ja kilometritiedot vahvistetaan telematiikasta.
Kustannusanalyysipaneeli tuottaa ajoneuvovertailun ja kuukausitrendin; GPS-/telematiikkanäkymä näyttää reaaliaikaisen sijainnin, reitin ja lähimmät ajoneuvot. Hyväksytyt kustannussummat voidaan siirtää ERP:n kirjanpitoon.
Kalustonhallinta on kerros, joka keskustelee sekä ERP:si että telematiikkapalvelun (Arvento) kanssa. ERP pysyy ainoana totuuslähteenä; portaali lukee henkilöstön päätiedot ja ajoneuvon käyttöomaisuustiedot ERP:stä ja kirjoittaa tuottamansa hyväksytyt kulu- ja kustannustulokset takaisin kirjanpitoon. Kalustolle ominainen operaatio (hälytykset, varaukset, osoitukset, telematiikka) taas on kokonaan portaalissa elävä maailma, johon ERP ei lainkaan kosketa.
Kuljettajat ja varauksia tekevät työntekijät perustuvat ERP:stä (SAP/Uyumsoft) tai portaalin HR-moduulista tulevaan henkilöstökirjaukseen; kuljettaja on olemassa olevan käyttäjäkirjauksen laajennus. Erillistä henkilöstölistaa ei ylläpidetä.
Ajoneuvon hankintahinta ja poistot pysyvät ERP:n käyttöomaisuuskirjassa; portaali tuottaa tämän ajoneuvon operatiivisen tuloskortin (kulut, sakot, polttoaine, kilometrit). Osapuolet eivät ole ristiriidassa vaan täydentävät toisiaan.
Ajoneuvokulut sekä polttoaine- ja sakkosummat voidaan siirtää hyväksyntäkierron jälkeen puhtaasti ERP:n kirjanpitoon/kustannuspaikalle. Kaksinkertainen tietojen syöttö ja käsin tehtävä Excel-siirto poistuvat.
Reaaliaikainen sijainti, CAN-väylän polttoaine, kilometrit ja ajopiirturidata haetaan Arvennon palvelu-API:eista (GetVehicleStatusV2, GetNearestNodes, CAN-väylän fuel/odometer/tachograph). Rekisterinumeron ja noden yhdistäminen synkronoidaan, jolloin jokainen ajoneuvo kytkeytyy oikeaan laitteeseen.
Kerro ERP:si ja prosessisi. Näytämme, miten tämä moduuli toimii, ja sisällytämme sen tilaukseesi — ei henkilötyöpäivä-, lisenssi- tai käyttöönottomaksua.
Varaa esittely →