Mihin aikaan neuvotteluhuone on varattu, kuka varasi konferenssisalin, kuka saapuu tänään aulaan, kenelle annoimme kulkukortin? ERP ei tiedä mitään näistä. Varaus-, Vierailija- ja Kokousmoduuli yhdistää yhteen portaaliin päällekkäisyysvalvotut huone- ja ajoneuvovaraukset, osallistuja- ja dokumenttipohjaisen kokoussuunnittelun sekä vastaanoton vierailijoiden sisään- ja uloskirjautumiset. Ei käyttöönottomaksua, ei lisenssiä eikä käyttäjäkohtaista maksua; vain yksi kuukausittainen tilaus.
Logo, Mikro, SAP, Netsis tai Uyumsoft hallitsevat laskutusta, asiakastilejä, varastoa ja palkanlaskentaa. Mutta ne eivät osaa vastata yhteenkään kysymykseen kuten 'onko Neuvotteluhuone A vapaa huomenna klo 14:00-15:00', 'onko konferenssisalissa päällekkäisyyttä' tai 'milloin vierailija Ahmet kirjautui sisään ja palauttiko hän korttinsa'. Resurssien aikataulutus, aikavälien päällekkäisyystarkistus ja vastaanoton vierailijarekisteri ovat kiinteistöoperaation asioita; ERP:ssä ei ole olemassa fyysisten huoneiden tai ajoneuvojen saatavuutta eikä vierailijan elinkaarta objektina. Tämän räätälöinti ERP:hen tarkoittaisi täysin olemattoman alueen rakentamista alusta alkaen; kestämättömän suuri kustannus. Portaali täyttää tämän aukon suoraan ja syöttää ERP:lle henkilöstön perustiedot.
Neuvotteluhuoneet, konferenssisali ja ajoneuvot varataan yhdeltä listalta. Järjestelmä tarkistaa reaaliaikaisesti aikavälien päällekkäisyyden samalle resurssille ja päivälle (nykyinen.start < uusi.end JA nykyinen.end > uusi.start); toista varausta varattuun aikaväliin ei sallita. Jokainen varaus saa ihmisluettavan koodin, kuten RZ-0001.
Järjestäjä avaa kokouksen otsikolla, kuvauksella, esityslistalla ja muistiinpanoilla sekä lisää osallistujat. Osallistujat kutsutaan järjestäjän / osallistujan / valinnaisen roolilla, ja he vastaavat kutsuun hyväksytty / hylätty / epävarma / odottaa -tilalla (RSVP). Kokoukseen ladataan ja niistä ladataan dokumentteja, kuten PDF-tiedostoja, esityksiä ja pöytäkirjoja (jopa 10 Mt).
Kokoustyypiksi valitaan lähikokous, etäkokous tai hybridi; etä- ja hybridikokouksiin lisätään videoneuvotteluyhteys. Huoneista pidetään kirjaa niiden varustuksen (videoneuvottelu, projektori, valkotaulu), kerroksen, sijainnin ja kapasiteetin osalta; tarpeeseen sopiva huone suodatetaan kapasiteetin ja varustuksen mukaan.
Kaikki kokoukset näkyvät FullCalendar-pohjaisessa kalenterissa värikoodattuina (suunniteltu, käynnissä, valmis, peruutettu). Tuettuina ovat tänään / tällä viikolla / tulevat -suodattimet, huone-järjestäjä-päivämäärä-haku-suodattimet sekä toistuvien kokousten mallit (päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain).
Vierailija rekisteröidään etu- ja sukunimellä, yrityksellä, puhelinnumerolla, sähköpostilla ja henkilötunnuksella; sisäänkirjautumisen hetkellä voidaan ottaa valokuva. Jokaisen vierailijan aiemmat käynnit ja tapaamiset näkyvät yhdeltä kortilta; uudelleen saapuvaa vierailijaa ei rekisteröidä uudestaan.
Vierailijalle avataan tapaaminen etukäteen isäntähenkilön, päivämäärän, kellonajan ja vierailun tarkoituksen kanssa (suunniteltu / vahvistettu / valmis / peruutettu). Vierailijan saapuessa sisäänkirjautuminen tehdään saapumisajalla, kortin numerolla ja mahdollisella ajoneuvon rekisterinumerolla; lähtiessä uloskirjautuminen ja lähtöaika kirjataan yhdellä klikkauksella.
Vastaanotto hallitsee kaikkea yhdeltä ruudulta: päivän aktiiviset vierailut, odotetut vierailijat (päivän vahvistetut tapaamiset), viimeisimmät vierailijat ja reaaliaikaiset tilastot (aktiivisten / valmistuneiden / peruutettujen vierailujen ja tapaamisten määrät). Kuka on sisällä ja ketä odotetaan näkyy välittömästi.
Vierailija voidaan merkitä ennakkorekisteröidyksi (is_pre_registered) ja syöttää järjestelmään etukäteen odotetulla saapumisajalla; saapuessa vastaanoton käsittely nopeutuu. Ajoneuvolla saapuvalle vierailijalle tallennetaan rekisterinumero, jolloin se täsmää parkkipaikka- ja turvatarkastuksen kirjauksen kanssa.
Kokousta voi muokata tai poistaa vain järjestäjä tai valtuutettu ylläpitäjä; dokumentin poisto-oikeus on rajattu lataajaan tai järjestäjään. Varauksen peruutus valvotaan oikeuksien (Gate/Policy) kautta. Hyväksyntää vaativat huoneet voidaan merkitä huonekohtaisesti approval_required-merkinnällä.
Käyttäjä valitsee neuvotteluhuoneen, konferenssisalin tai ajoneuvon sekä syöttää päivämäärän ja aikavälin. Järjestelmä käy heti läpi kyseisen resurssin olemassa olevat varaukset.
Jos valittu aikaväli menee päällekkäin varatun aikavälin kanssa, varaus hylätään ja käyttäjää varoitetaan. Jos aika on vapaa, varaus luodaan, sille annetaan RZ-koodi ja se ilmestyy kalenteriin.
Huonevaraus liitetään kokoukseen; järjestäjä lisää esityslistan, muistiinpanot, osallistujat ja dokumentit. Osallistujille lähetetään kutsut ja RSVP-vastaukset kerätään.
Jos kokoukseen tulee ulkopuolinen osallistuja, hänelle avataan tapaaminen isäntähenkilön kanssa. Vierailijan saapuessa sisäänkirjautuminen tehdään kortin numerolla, valokuvalla ja rekisterinumerolla; vastaanoton näkymässä hän näkyy tilassa 'sisällä'.
Vierailija kirjataan ulos lähtiessä, lähtöaika tallennetaan ja kokous merkitään valmiiksi. Koko historia jää tarkastusjäljeksi vierailija- ja huonekortteihin.
Tämä moduuli on suurelta osin puhtaasti intranet- ja kiinteistöoperaatiotoiminto; se hallitsee fyysisten resurssien saatavuutta ja vierailijaliikennettä, joille ei ole vastinetta ERP:ssä. Sillä ei ole pakollista riippuvuutta ERP:hen, mutta se toimii syöttämällä henkilöstön perustiedot ERP:stä ja voi halutessasi kirjoittaa olennaiset tulokset takaisin.
Isäntähenkilöt, järjestäjät ja osallistujalistat tulevat ERP:stä (SAP/Uyumsoft/Logo) vain luku -tilassa peilatuista henkilöstökirjauksista. Uuden työntekijän tullessa sinun ei tarvitse avata erillistä kirjausta portaaliin; ERP pysyy ainoana totuuden lähteenä.
Huoneet ja vierailijakirjaukset liitetään yrityksen sijainti-/osastorakenteeseen. Tämä rakenne pidetään linjassa ERP- tai HR-moduulin kanssa; monitoimipaikkaisissa konserneissa jokaisen sijainnin huoneet ja vastaanotto hallitaan erikseen mutta yhdessä portaalissa.
Varattavien resurssien joukossa on myös ajoneuvoja. Sama päällekkäisyystarkistus toimii myös ajoneuvoille; Kalustonhallinta-moduulin kanssa ajoneuvon saatavuus, kuljettajan osoittaminen ja kustannuspuoli yhdistyvät yhteen prosessiin.
Tarvittaessa hyväksytyt varaukset tai vierailijoiden sisäänkirjaukset siirretään raportointia/kirjanpitoa varten ERP:hen tai BI-kerrokseen. Portaali lukee ja kirjoittaa hyväksytyn tuloksen ERP:hen; kaksoiskirjauksia ei synny.
Kerro ERP:si ja prosessisi. Näytämme, miten tämä moduuli toimii, ja sisällytämme sen tilaukseesi — ei henkilötyöpäivä-, lisenssi- tai käyttöönottomaksua.
Varaa esittely →