Toplantı odası hangi saatte dolu, konferans salonunu kim ayırttı, bugün lobiye kim gelecek, kartı kime verdik? ERP bunların hiçbirini bilmez. Rezervasyon, Ziyaretçi & Toplantı modülü; çakışma denetimli oda/araç rezervasyonunu, katılımcı ve dokümanlı toplantı planlamayı ve ön büro ziyaretçi giriş-çıkışını tek portalda birleştirir. Kurulum bedeli, lisans ve kullanıcı başı ücret yok; tek aylık abonelik.
Logo, Mikro, SAP, Netsis veya Uyumsoft; faturayı, cariyi, stoğu ve bordroyu tutar. Ama 'Toplantı Odası A yarın 14:00-15:00 arası boş mu', 'konferans salonunda çakışma var mı', 'ziyaretçi Ahmet Bey ne zaman check-in yaptı, kartını iade etti mi' sorularının hiçbirine cevap veremez. Kaynak çizelgeleme, saat aralığı örtüşme kontrolü ve ön büro ziyaretçi kaydı tesis-operasyonu konularıdır; ERP'de ne fiziksel oda/araç müsaitliği ne de ziyaretçi yaşam döngüsü diye bir nesne vardır. Bunu ERP'ye özelleştirmek, hiç var olmayan bir alanı sıfırdan kurmak demektir; katlanılmaz maliyet. Portal bu boşluğu doğrudan doldurur ve ERP'yi personel ana verisiyle besler.
Toplantı odaları, konferans salonu ve araçlar tek listeden rezerve edilir. Sistem, aynı kaynak ve tarihte saat aralığı örtüşmesini (mevcut.start < yeni.end VE mevcut.end > yeni.start) canlı denetler; dolu bir slota ikinci rezervasyon engellenir. Her rezervasyona RZ-0001 gibi insan-okur kod verilir.
Organizatör toplantıyı başlık, açıklama, gündem ve notlarla açar; katılımcıları ekler. Katılımcılar organizatör / katılımcı / isteğe bağlı rolüyle davet edilir ve kabul / ret / kararsız / bekliyor olarak yanıt verir (RSVP). Toplantıya PDF, sunum, tutanak gibi dokümanlar (10 MB'a kadar) yüklenir ve indirilir.
Toplantı tipi yüz yüze, online veya hibrit seçilir; online ve hibrit toplantılara video konferans bağlantısı eklenir. Odaların donanımı (video konferans, projektör, beyaz tahta), kat, lokasyon ve kapasite bilgisiyle tutulur; ihtiyaca uygun oda kapasite ve donanıma göre süzülür.
Tüm toplantılar FullCalendar tabanlı takvimde renk kodlu görünür (planlandı, devam ediyor, tamamlandı, iptal). Bugün / bu hafta / yaklaşan filtreleri, oda-organizatör-tarih-arama filtreleri ve tekrarlayan toplantı desenleri (günlük, haftalık, aylık, yıllık) desteklenir.
Ziyaretçi ad-soyad, firma, telefon, e-posta ve kimlik numarasıyla kaydedilir; check-in anında fotoğraf çekilebilir. Her ziyaretçinin geçmiş ziyaretleri ve randevuları tek karttan görülür; tekrar gelen ziyaretçi yeniden kaydedilmez.
Ziyaretçiye ev sahibi personel, tarih, saat ve ziyaret amacı ile önceden randevu açılır (planlandı / onaylandı / tamamlandı / iptal). Ziyaretçi geldiğinde giriş saati, kart numarası ve varsa araç plakası ile check-in yapılır; çıkışta tek tıkla check-out ve çıkış saati kaydı düşer.
Ön büro tek ekrandan yönetir: bugünkü aktif ziyaretler, beklenen ziyaretçiler (bugünün onaylı randevuları), son ziyaretçiler ve canlı istatistikler (aktif / tamamlanmış / iptal ziyaret ve randevu sayıları). Kim içeride, kim bekleniyor anlık görünür.
Ziyaretçi ön kayıtlı (is_pre_registered) işaretlenerek beklenen varış saatiyle önceden sisteme girilir; geldiğinde ön büro işlemi hızlanır. Araçla gelen ziyaretçi için plaka tutulur, böylece otopark ve güvenlik giriş kaydıyla eşleşir.
Toplantıyı yalnızca organizatör veya yetkili yönetici düzenler/siler; doküman silme yetkisi yükleyen kişi veya organizatörle sınırlıdır. Rezervasyon iptali yetki (Gate/Policy) ile denetlenir. Onay gerektiren odalar için oda bazında approval_required işaretlenebilir.
Kullanıcı toplantı odası, konferans salonu veya araç seçer, tarih ve saat aralığını girer. Sistem o kaynak için mevcut rezervasyonları anında tarar.
Seçilen aralık dolu bir slotla örtüşüyorsa rezervasyon reddedilir ve kullanıcı uyarılır. Boşsa rezervasyon oluşturulur, RZ kodu atanır ve takvime düşer.
Oda rezervasyonu bir toplantıya bağlanır; organizatör gündem, notlar, katılımcılar ve dokümanları ekler. Katılımcılara davet gider, RSVP yanıtları toplanır.
Toplantıya dış katılımcı gelecekse ev sahibi personelle randevu açılır. Ziyaretçi geldiğinde kart numarası, fotoğraf ve plaka ile check-in; resepsiyon panosunda 'içeride' olarak görünür.
Ziyaretçi çıkışta check-out edilir, çıkış saati kaydedilir; toplantı tamamlandı olarak işaretlenir. Tüm geçmiş, ziyaretçi ve oda kartlarında denetim izi olarak kalır.
Bu modül büyük ölçüde saf intranet / tesis-operasyonu işlevidir; ERP'de karşılığı olmayan fiziksel kaynak müsaitliğini ve ziyaretçi trafiğini yönetir. ERP'ye zorunlu bağımlılığı yoktur, ancak personel ana verisini ERP'den besleyerek çalışır ve isterseniz ilgili sonuçları geri yazar.
Ev sahibi personel, organizatör ve katılımcı listeleri ERP'den (SAP/Uyumsoft/Logo) salt-okunur aynalanan personel kayıtlarından gelir. Yeni personel eklendiğinde portala ayrıca kayıt açmanız gerekmez; ERP tek doğru kaynak kalır.
Odalar ve ziyaretçi kayıtları şirket lokasyon/departman yapısına bağlanır. Bu yapı ERP veya İK modülüyle hizalı tutulur; çok tesisli holdinglerde her lokasyonun odaları ve resepsiyonu ayrı ama tek portalda yönetilir.
Rezerve edilebilir kaynaklar arasında araçlar da vardır. Aynı çakışma denetimi araçlar için de çalışır; Filo Yönetimi modülüyle birlikte araç müsaitliği, sürücü ataması ve maliyet tarafı tek akışta birleşir.
İhtiyaç halinde onaylı rezervasyon veya ziyaretçi giriş kayıtları raporlama/muhasebe amacıyla ERP'ye ya da BI katmanına aktarılır. Portal okur, onaylı sonucu ERP'ye yazar; çift kayıt oluşmaz.
ERP’nizi ve sürecinizi söyleyin. Bu modülün nasıl çalıştığını gösterip aboneliğinize dahil edelim — adam/gün, lisans veya kurulum ücreti yok.
Demo Planlayın →