Paperinen työaikaseuranta ja käsin tehty Excel-syöttö vievät virheet palkanlaskentaan. Kulunvalvontamoduuli kokoaa kuukauden työajan yhteen virtaan: QR- ja GPS-geoaidattu mobiilisisään-/uloskirjaus, vuoro- ja kiertosuunnitelmat, automaattinen poikkeamajono, esihenkilön hyväksymät manuaaliset kirjaukset sekä ylityöpyynnöt. Kun kuukausi sulkeutuu, työaika lukitaan ja siirtyy puhtaana palkka-aineistona ERP-järjestelmään; samaa dataa ei syötä kukaan toista kertaa.
Logo, Mikro, SAP, Netsis tai Uyumsoft laskevat palkat, mutta ne eivät natiivisti tarjoa kentällä olevan työntekijän puhelimesta tehtyä QR-luentaa, GPS-geoaidan sisällä tapahtuvaa työn aloitusta, väärennetyn sijainnin (mock GPS) ja laitteen vaihdon havaitsemista, vuorokiertopohjia eikä kenttähenkilöstön manuaalisen kirjauksen ja ylityön hyväksyntävirtaa. Tämän rakennuttaminen SAP:n tai Logon päälle on kallis, kuukausia kestävä räätälöintiprojekti, jossa jokainen vuorosääntö ja jokainen geoaitapiste kirjoitetaan erikseen. Kulunvalvonta tuo tämän kerroksen valmiina; ERP saa vain lukitun, hyväksytyn työajan.
Työntekijä lukee kentällä olevan QR-koodin natiivilla mobiilisovelluksella (Sanctum-token); järjestelmä tallentaa GPS-koordinaatin, etäisyyden geoaitarajaan sekä sijainnin tarkkuuden (accuracy). Geoaidan ulkopuoliset, heikon GPS-tarkkuuden ja luvattoman sijainnin leimaukset merkitään automaattisesti. Kirjaus onnistuu myös verkko-/kioskikäytöllä.
Väärennetyn sijainnin (mock GPS) tunnistus, laitesidonta (device binding) hyväksyttyjen/estettyjen puhelinten hallintaan, jaetun laitteen ja kellopoikkeaman (clock skew) valvonta, käytäntöpohjainen pakollinen selfie sekä offline-synkronoinnin havainnointi. Jokainen epäilyttävä leimaus tallennetaan, mutta merkitään ja ohjataan poikkeamajonoon.
Vuoromääritykset päivä-/yövuoron, keskiyön ylittävän (crosses midnight) ja yövuoron erottelulla; monipäiväiset kiertopohjat (esim. 2 päivä–2 yö–2 vapaa) ja näistä pohjista tuotettu vuorosuunnitelma (roster). Suunnittelet tiimit pohjilla ja vapaudut yksittäisten kohdennusten kuormasta.
16 poikkeamatyyppiä avautuu automaattisesti: myöhästyminen, aikainen lähtö, puuttuva leimaus, poissaolo, geoaidan ulkopuoli, mock-sijainti, päivittäisen/yö-/vuosittaisen työaikakaton ylitys, hyväksymätön ylityö ja muut. Esihenkilö tarkastaa ja ratkaisee ne yhdestä jonosta. Ongelmapäivät eivät jää huomaamatta, vaan siivotaan ennen kuukauden loppua.
Työntekijä avaa unohtuneen leimauksen 'puuttuvan kirjauksen korjaus' -pyynnöllä ja suunnitellun ylityön 'ylityöpyynnöllä'. Käytäntö voi vaatia ylityölle ennakkohyväksynnän (pre-approval); ennakkohyväksymätön ylityö merkitään poikkeamaksi. Jokainen pyyntö tallennetaan tarkastusjäljen kanssa.
Esihenkilö hyväksyy tai hylkää tiiminsä manuaaliset leimaus- ja ylityöpyynnöt. HR tai valtuutettu esihenkilö voi lisätä leimauksen suoraan pyyntöä odottamatta, mitätöidä virheellisen leimauksen tai ohittaa (override) yksittäisen päivän; jokainen väliintulo kirjataan.
Osasto-/toimipistekohtaiset sääntökokoelmat: ylityö- ja lisätyökertoimet, selfie-/QR-/laitesidonnan pakollisuus, sallitut kirjauslähteet. Virallinen/uskonnollinen/yrityskohtainen lomakalenteri syöttää päivän sulkemisen, lomat ja lomapalkkiolaskennat.
Kauden leimauksista tuotetaan kuukauden työaika automaattisesti; se lähetetään esihenkilölle päiväkohtaisin rivein (timesheet entries), hyväksytään ja lukitaan. Lukittua työaikaa ei voi muuttaa; datan eheys taataan ja palkkakausi sulkeutuu selkeästi.
Päivittäinen operatiivinen näkymä, kauden yhteenveto ja osastokohtaiset ylityöraportit viedään CSV-muodossa. Lukittu työaika tuotetaan palkka-CSV:nä ja siirretään ERP-/palkkajärjestelmään; tieto siitä, kuka työskenteli minäkin päivänä ja kuinka paljon, saadaan yhdellä klikkauksella.
Työntekijä lukee kentällä olevan QR-koodin puhelimella; järjestelmä tallentaa GPS:n, geoaitaetäisyyden, tarkkuuden ja laitteen. Sääntöjen vastainen leimaus merkitään ja ohjataan tarkastukseen, mutta ei katoa.
Leimaus yhdistetään työntekijän kiertosuunnitelmasta tulevaan vuoroon ja osaston läsnäolokäytäntöön; myöhästyminen, aikainen lähtö ja työaikakatto lasketaan automaattisesti.
Esihenkilö siivoaa poikkeamajonon, hyväksyy tiimin puuttuvat leimaus- ja ylityöpyynnöt; HR puuttuu tarvittaessa suoraan. Kuukauden aikaiset ristiriidat suljetaan tässä.
Kauden lopussa työaika tuotetaan päiväkohtaisesti automaattisesti, lähetetään esihenkilölle ja hyväksytään. Ylityö-, loma- ja poissaolorivit tulevat valmiina.
Hyväksytty työaika lukitaan (ei enää muutu) ja siirretään palkka-CSV:nä ERP-järjestelmään. Samaa dataa ei syötetä toista kertaa käsin; palkkavirhe loppuu lähteeseensä.
Kulunvalvonta lukee työntekijöiden perustiedot (henkilöstö, osasto, toimipiste) ERP-järjestelmästä ja kirjoittaa ainoan konkreettisen tuotoksensa – kuukauden työajan – palkanlaskentaan sen jälkeen, kun se on hyväksytty ja lukittu. ERP pysyy palkanlaskennan ja henkilöstön ainoana totuuslähteenä; portaali ottaa hoitaakseen väliin jäävän läsnäolonvalvontakerroksen.
Työntekijä-, osasto- ja toimipistetiedot haetaan ERP:stä (SAP/Logo/Uyumsoft) vain luku -tilassa; Kulunvalvonta sitoo leimaukset, vuorot ja työajan näihin henkilöihin. Yrityksissä, joissa ERP:tä ei ole, henkilöstöä voidaan hallita Excel-tuonnilla.
Lukittu kuukauden työaika tuotetaan palkka-CSV:nä päiväkohtaisin työ-, ylityö- ja lomaerin ja siirretään ERP-/palkkajärjestelmään. Vain hyväksytty, lukittu data siirtyy ERP:hen; luonnos- tai merkityt leimaukset eivät virtaa mukana.
Kenttäkäyttöön tarkoitettu natiivimobiilisovellus käyttää Sanctum-tokenilla /api/pdks/*-päätepisteitä ja toimisto-/kioskikäyttö verkkoreittejä (Inertia); molemmat käyttävät samaa vuoro-, käytäntö- ja työaikaydintä. Käyttäjäkohtaista lisenssiä ei ole, jokaisen kentän työntekijän voi lisätä.
Kerro ERP:si ja prosessisi. Näytämme, miten tämä moduuli toimii, ja sisällytämme sen tilaukseesi — ei henkilötyöpäivä-, lisenssi- tai käyttöönottomaksua.
Varaa esittely →