ERP hoitaa laskut, varaston ja asiakastilit, mutta se ei pidä kirjaa tiimin päivittäisestä työstä, projektien etenemisestä, yrityksen dokumenteista eikä työntekijöiltä tulevista kehitysideoista. Intranet-portaali paikkaa tämän aukon: Kanban-tehtävätaulut, kansiopohjainen dokumenttikirjasto ja idea- ja aloitepankki yhdessä portaalissa, kuukausitilauksella. Ilman erillisiä maksuja Trellosta, SharePointista ja aloitelaatikosta.
Tiimin tehtävätaulut (Trellon/Jiran alue), haettava yrityksen dokumenttienhallinta (DMS/SharePointin alue) ja työntekijöiden aloitepankki ovat tuottavuuden osa-alueita, joita ERP ei lainkaan kata. Logo, Mikro, SAP tai Netsis ei pysty seuraamaan, kenelle tehtävä on osoitettu, missä vaiheessa projekti on, mikä dokumentti on viimeisin versio tai mikä kentältä tullut kehitysidea on. Tähän joko avaat erilliset Trello-, SharePoint- ja kyselytilaukset (kolme eri laskua, kolme eri käyttöliittymää, hajanaista dataa) tai yrität mukauttaa ERP:tä, mikä tarkoittaa tähän tarkoitukseen suunnittelemattoman järjestelmän vääntämistä sietämättömin kustannuksin. Intranet-portaali tarjoaa nämä kaikki ERP:si päälle, yhdellä tilauksella ja henkilöstödataan integroituna.
Tehtävät siirretään tilasarakkeiden välillä vedä ja pudota -toiminnolla (Uusi, Odottaa, Käynnissä, Valmis). Jokaiselle tehtävälle määritetään prioriteetti (Korkea/Keskitaso/Matala), määräpäivä ja kuvaus; järjestys säilyy taululla pysyvästi.
Tehtävät kytketään projekteihin; jokaiselle projektille näytetään reaaliaikaisesti aktiivisten ja valmiiden tehtävien määrä. Projekteihin voidaan lisätä versiotietoja, joilla seurataan etenemisen virstanpylväitä.
Yhteen tehtävään voidaan osoittaa useita henkilöitä; osoitushetki tallennetaan. Jokaiselle uudelle osoitetulle käyttäjälle lähtee automaattinen sähköposti-ilmoitus (TodoAssignedNotification), joten kukaan ei jää tehtävästään paitsi.
Jokaiseen tehtävään voidaan liittää, ladata ja poistaa tiedostoja. Työn konteksti (brief, sopimus, kuvakaappaus) pysyy tehtävän sisällä; sähköposteista ei enää tarvitse etsiä tiedostoja.
Sisäkkäinen kansiohierarkia (ylä-/alakansiot), kansioiden ja tiedostojen siirto sekä tiedostomäärän ja kokonaiskoon automaattinen laskenta. Organisaation kaikki dokumentit pysyvät järjestyksessä selkeässä puurakenteessa.
Tiedostot luokitellaan automaattisesti tyypin mukaan (Dokumentti, Media, Muu); PDF, Word, Excel ja PPT tunnistetaan. Haku nimen ja sisällön perusteella, suosikkimerkinnät, latausmäärien ja viimeisimmän käyttökerran seuranta.
Jokainen tiedosto ja kansio merkitään julkiseksi tai yksityiseksi. Kaikille avoimet yrityksen dokumentit ja henkilökohtaiset tiedostot erottuvat samassa järjestelmässä oikein käyttöoikeuksin.
Työntekijät avaavat kehitysideoita; ne kytketään kategoriaan ja osastoon, ja ne voidaan halutessa lähettää nimettöminä. Tiimi äänestää plus- ja miinusäänin ja kirjoittaa kommentteja; alhaalta ylös -kehitys tulee näkyväksi.
Esihenkilö vie idean tilakoneen läpi (Uusi → Arvioinnissa → Hyväksytty → Toteutettu / Hylätty) ja määrittää vaikutuksen (impact) ja työmäärän (effort) tason. Se, mikä aloite toteutui ja milloin se otettiin käyttöön, on kirjattuna.
Työ kytketään projektiin ja Kanban-sarakkeet määritellään. Tehtävät avataan; niihin syötetään prioriteetti, määräpäivä ja kuvaus.
Tehtävään osoitetaan yksi tai useampi henkilö ja siihen liitetään tarvittavat tiedostot. Jokaiselle osoitetulle lähtee automaattinen sähköposti-ilmoitus.
Tehtävä siirretään vedä ja pudota -toiminnolla tilasta toiseen. Projektikohtaiset aktiivisten ja valmiiden määrät sekä version eteneminen näkyvät reaaliajassa.
Tuotetut dokumentit tallennetaan kansiopuuhun, luokitellaan ja avataan haulla sekä julkisin/yksityisin käyttöoikeuksin koko organisaatiolle.
Työntekijä avaa idean aloitepankkiin; tiimi äänestää, johto pisteyttää vaikutuksen ja työmäärän ja sulkee toteutetut ideat tilakoneessa.
Tämä moduuli on puhdas intranet- ja tuottavuuskerros; sen toiminta ei ole riippuvainen ERP:stä. ERP:ssä ei muutenkaan ole vastinetta tehtävätaululle, DMS:lle tai aloitepankille. Moduuli ei kuitenkaan toimi eristyksissä: se ammentaa käyttäjä-, osasto- ja organisaatioperustiedot portaalin yhteisestä kerroksesta (ja sitä kautta ERP:n/HR:n peilistä) ja kietoutuu yhteen muiden portaalimoduulien kanssa.
Henkilöt, joille tehtäviä osoitetaan, osastot, joihin ideat kytketään, ja käyttöoikeudet ammennetaan yhdestä henkilöstöluettelosta, joka tulee portaalin HR-/ERP-peilistä. Erillistä käyttäjärekisteriä ei tarvitse ylläpitää.
Dokumenttien julkinen/yksityinen jako ja ideoiden tilasiirtymät hyödyntävät portaalin roolipohjaista (RBAC) käyttöoikeuskerrosta; sama valtuutus on yhdenmukainen hyväksyntä-, kulu- ja muiden moduulien kanssa.
Kansiopohjainen tiedostojenhallinta muodostaa portaalin yleisen dokumentti-infrastruktuurin; sopimusten, menettelyohjeiden ja käsikirjojen kaltaisia yrityksen dokumentteja hallitaan yhdestä paikasta ja niihin viitataan asianomaisissa prosesseissa.
Kerro ERP:si ja prosessisi. Näytämme, miten tämä moduuli toimii, ja sisällytämme sen tilaukseesi — ei henkilötyöpäivä-, lisenssi- tai käyttöönottomaksua.
Varaa esittely →